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配送管理システムとは?選び方や業務効率化のためのポイントを解説

2022/09/16

コラム

荷物の配送にあたって、トラックの配車や荷物の追跡、ドライバーの管理、運賃計算など、さまざまな管理業務が関わってきます。

この記事では、配送業務を一元管理する配送管理システムについて、何ができるのか、どのように選べばよいのかといったポイントを解説しています。

配送管理システムとは?

配送管理システムとは、荷物の発送から配送先に届けるまでに関わる、さまざまな業務をトータルで管理するシステムのことです。TMS(Transport Management System)と呼ばれ、物流に関わる多くの企業で導入されています。

配送業務には「荷物を届けること」に限らず、さまざまな業務が関連しています。配送計画の作成や、配送の進捗管理、ドライバーや車両の管理、運賃計算など多岐に渡ります。

特に配送計画の作成は、配送先や配送量に応じて、効率の良いトラックの割り当てやドライバーの配置、ルート選定をすることが求められます。

効率的に配送するためには、どのトラックが、どの配送先をどのような順番で、そして、どのルートで配送するのかという計画を作成する必要があります。

シンプルな業務のように見えますが、配送先や配送量に加え、下記のようにたくさんの要素が複雑にからみ合うなかで、配送計画を立てることは容易ではありません。

  • 配送の時間指定や荷下ろしにかかる作業時間
  • 作業時の車両の停車場所
  • ドライバーやトラックの指定
  • ドライバーの勤務時間や休憩時間
  • 時間帯ごとの道路交通量 など

配送管理システム(TMS)でできること

配送管理システム(TMS)を導入することで、配車係だけでなく、ドライバーの業務効率化にもつなげられます。

効率的な配送計画の作成

配送管理システム(TMS)のメイン機能とも言えるのが、配送計画の作成機能です。無駄のない配送を行うことで、配送コストの削減やサービス向上につながります。

配送先が毎日変化する場合、配送計画を日々作成しなくてはなりません。 どのトラックがどの配送先に行くのか、どのルートを通るのかといった配送計画の作成のためには、上述の通り、車両・積載量、ドライバー・道路交通状況・配達指定時間など、多数の要素を考慮する必要があります。

しかし、配送管理システム(TMS)を使用すれば、事前に必要な情報を登録しておくことで、様々な要素を考慮した配送計画が自動的に立てられるようになります。

リアルタイムの進捗管理

もちろん、配送計画を組んだとしても、すべてがその通りにいくとは限りません。予期せぬ交通渋滞や、配送先でのトラブルなど、計画の修正がその場で求められることもあります。

そこで重要になるのが、現状把握をするための機能です。その機能をもった配送管理システム(TMS)であれば、ドライバーが所持するスマホやタブレットからGPS情報を連携し、車両の位置情報や運転状況を把握することで、リアルタイムに配送計画の変更ができます。

ドライバー・車両の管理

様々な配送条件を考慮するうえでは、ドライバーや車両の情報が必要となります。ドライバーの割り当てには、ドライバーの出勤時間や休憩などの勤務条件、大型・中型トラックなどのスキルなどを含む情報が求められます。

また、車両の割り当てにおいては、配送先の通行可能な車両サイズはもちろん、積載効率を高める上で車両ごとの積載容量などの情報が必要です。ドライバーや車両情報を管理できる配送管理システム(TMS)であれば、これらの条件を考慮した配送計画を作成することができます。

運賃の計算・請求

運賃は地域間ごとの運賃表、輸送時間、輸送距離などで算出されます。状況によっては、追加料金を請求するオプションもあります。

運賃に関する請求は、知識と経験が豊富なスタッフや、Excelが得意な人が担当することが多いです。しかし、手入力計算に近い方法ではミスも発生しやすいですし、スタッフの不在や、急な退職があればスムーズな請求対応が難しくなります。

配送管理システム(TMS)を使えば、基本運賃や運賃体系をもとに、自動計算が可能です。荷主への請求書の発行も一元的な管理ができるようになります。

配送管理システム(TMS)選定のポイント

求める機能の優先順位

配送管理システム(TMS)は、配送計画の作成・リアルタイムの進捗管理・ドライバーや車両の管理・運賃計算など、すべてを網羅的に行えるシステムは少なく、それぞれのシステムに独自の強みがあります。

そのため、配送管理システム(TMS)の選定においては、自社の課題に向き合うところから始め、優先順位をつけていく必要があります。例えば、配送業務をベテランのスタッフに依存している状況ならば、配送計画の作成機能を持つ配送管理システム(TMS)の導入が優先順位として高くなるでしょう。

導入後のフォロー

また、既存システムから新たなシステムに乗り換える際には、時間やコストがかかります。

システムやアプリの導入を検討する際には製品自体の質やコストだけでなく、スムーズにシステムの切り替えができるように導入後フォローがきちんと用意されているか、必ず確認しましょう。

クラウド型

配送業務に関わるどの企業も、配送計画作成の自動化は特にニーズが高く、コストやリアルタイム性を考慮した際には、クラウド型のサービスがおすすめです。

また、自社のサーバーにシステムを構築するオンプレミス型の配送管理システム(TMS)は、導入費用や、カスタマイズやメンテナンスにかかる費用が高く、中小企業では簡単に導入ができません。

コストの点から検討してもクラウド型のサービスで検討すると良いでしょう。この後に、クラウド上のメリットについてさらに詳しく紹介します。

クラウド上で操作可能なサービスのメリット

導入コストが安く、常に最新バージョンが使用できる

クラウド上で提供される配送管理システム(TMS)は、パソコン内のアプリやデータを使用するのではなく、インターネット経由でアプリケーションを使えることに大きなメリットがあります。このように、クラウドで提供されるソフトウェアのことをSaaSといいます。

SaaSは、既にクラウド上に存在しているソフトウェアを利用するものです。そのため、新たに自社でソフトウェアを開発する必要はなく、導入費用が安価です。

さらにセキュリティ対策や最新バージョンへのアップデートをユーザー側が行う必要がなくなります。常に企業側でバージョンアップするため、例えば、道路情報や施設の情報が自動的にアップデートされることになります。

複数の担当者で同時にデータ共有や編集が可能

SaaSでは、データの保存もクラウド上で行われています。そのため、PC内のファイルやデータと異なり、複数の人間で同時にデータファイルの共有ができますし、データの管理や編集も可能となります。

昨今では、事務所ではなくリモートで配送計画の作成をすることもSaaSでできるようになりました。

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弊社システム「Loogia(ルージア)」の特徴

弊社が提供している自動配車クラウド「Loogia」は、配送計画の作成、当日の配送支援、配送進捗の管理の3つの業務を1つのクラウドシステムで行うものです。

配送ルートはExcelやCSVファイルに住所や時間枠などを入力すれば自動で作成できます。専用のアプリを使って、目印となる店舗や施設が記載された分かりやすいルートを現場から確認できます。 配送業務の効率化からドライバーの進捗管理、配送の実績管理が簡単にできるようになります。

物流会社様をはじめ、食品卸、酒類卸、建材卸、宅食・弁当配送など自社車両で配送業務を行う企業様であれば特にお力になれると考えております。

経験と高度な技術が求められる配送業務においては、ルート選定が非常に重要であり、作成にはコストも時間もかかるところです。ぜひ管理システムを導入して、配送業務の効率化を実現しましょう。

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